دستگاه حضور و غیاب، فواید و انواع آن

سلب مسئولیت: lastech صرفا نمایش‌دهنده این متن تبلیغاتی است و تحریریه مسئولیتی درباره محتوای آن ندارد.

در عصر امروز و دنیای رقابتی که شاهد آن هستیم، زمان بیش از پیش ارزش خود را ثابت کرده است. به گفته کریستوفر رایس : هر روزی که آغاز می‌شود یک حساب بانکی است ،و هر ساعت از روز یک دسته اسکناس! این جمله بخوبی ارزش زمان را در دنیای امروز نشان می‌دهد. بعبارتی، زمان، پول رایج عصر ماست. از ابتدای پیدایش و رواج نیروی کار و مقوله کارمندی، زمان نقش اصلی در تعیین حقوق و دستمزد هر کارمند را دارا بود. بعبارتی، اولین مولفه تعیین کننده حقوق هر کارمند، ساعات کاریست که در طول هفته یا ماه داشته است.

یکی از بزرگترین دغدغه های مدیران
یکی از بزرگترین دغدغه های هر مدیر و صاحب کسب و کاری، به حداقل رساندن زمان هرز و ساعات تلف شده در مجموعه و پرسنل خود است. بهمین علت، از دیرباز، ساعات ورود و خروج، اضافه کاری، مرخصی و سایر فعالیت های هر کارمند ثبت و ضبط می‌شود. برای این مهم، روش‌های گوناگونی وجود دارد و این روش‌ها از گذشته تا اکنون، دستخوش تغییرات گشته و بهینه شده اند. در این مقاله قصد داریم روش‌های گوناگون کنترل زمان و تردد پرسنل را بررسی، مقایسه و معرفی کنیم. با ما همراه باشید. قلم و جوهر! ابتدایی ترین روش ثبت داده ها اولین روشی که برای ثبت داده های زمانی بکار گرفته می‌شد همان روش سنتی ثبت دستی و انسانی بود. یک نیروی انسانی برای این کار استخدام و ورود و خروجها، مرخصی، اضافه کار و سایر فعالیت ها را ثبت و دسته بندی می‌کرد. جالب تر آنکه هنوز هم شرکت یا مجموعه های زیادی (خصوصا در داخل کشور) از همین روش باستانی استفاده می‌کنند. از آنجا که هر جا ردپای انسان دیده شود، احتمال خطا وجود دارد، این روش دارای خطاهای زیادی است. بعلاوه در عصر امروز، تاکید هرچه بیشتر در رباتیک کردن فعالیت های اطلاعاتی است و سعی بر این است که نیروی انسانی، زمان و انرژی خود را روی اهداف عمیق و استراتژیک تر خرج کند، نه فعالیتی که یک ربات و تکنولوژی، قادر به انجام آن است (آن هم به مراتب بهتر!).با پیشرفت تکنولوژی، مانند هر حوزه ای، در این حوزه هم روش‌های مدرن روی کار آمدند و اقبال عمومی را کسب کردند. دستگاه های حضور و غیاب و کنترل تردد، تقریبا بطور کامل، جایگزین روش‌های سنتی گشتند.

دستگاه حضور و غیاب چیست؟
دستگاه حضور و غیاب، یک دستگاه الکترونیکی است که بدون نیاز به اپراتور یا نیروی انسانی، عملیات ورود، خروج، بررسی و پردازش کارمندان را انجام می‌دهد. دستگاه های حضور و غیاب انواع مختلفی دارند و هرکدام از تکنولوژی و ابزارهای متفاوتی استفاده می‌کنند. برای مثال،در دستگاه حضور و غیاب کارتی، به هر کارمند یک کارت منحصر به فرد داده می‌شود و از بارکد مغناطیسی در آن استفاده شده است. عملیات شناسایی و احراز هر کارمند، با استفاده از کارت شخصی انجام میگردد. البته این روش مدرن ترین روش دستگاه های حضور و غیاب نیست و دارای مشکلاتی نیز میباشد. بعنوان نمونه، در صورت گم کردن یا خرابی کارت، عملیات شناسایی فرد توسط دستگاه عملا مختل و قطع می‌شود. و بدتر آنکه تا زمانی که کارت جدید صادر و ارائه نگردد، فرد مذکور توسط دستگاه شناسایی نمی‌شود و در طی این مدت، باز هم ناگزیر به مرحله ثبت دستی اطلاعات نیاز خواهد بود. و یا ایرادی دیگری که به دستگاه های حضور و غیاب کارتی وارد است، امکان تخلف و فریب دادن دستگاه میباشد. برای مثال کارمندان می‌توانند کارت های یکدیگر را وارد کرده و به این صورت ورود و خروج های جعلی را برای دستگاه تعریف کنند. بهمین علت، نسل جدید دستگاه های حضور و غیاب بوجود آمد که در آن، ایرادات فوق تا حد قابل قبولی رفع گردید.

دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک
دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک آخرین نسل دستگاه های حضور و غیاب است. در دستگاه حضور و غیاب بیومتریک، عمل شناسایی و احراز نه بصورت دستی و نه با کارت، بلکه با ویژگی های ظاهری تغییر ناپذیر هر فرد انجام میگردد. دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک انواع مختلفی دارند دستگاه حضور و غیاب بیومتریک با تکنولوژی اثر انگشت (Finger print) این دستگاه شاید محبوب ترین دستگاه حضور و غیاب بیومتریک باشد که در اکثر شرکت ها مورد استفاده قرار میگیرد دلیل محبوبیت این دستگاه، دقت و سرعت بالا و خصوصا قیمت مناسب و مقرون به صرفه آن است. قیمت‌ این دستگاه به نسبت سایر دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک پایینتر و بهمین علت از جذابیت بیشتری برای مدیران شرکت‌ها برخوردار است.

دستگاه حضور و غیاب بیومتریک با استفاده از تکنولوژی تشخیص عنبیه چشم
شاید برای شما جالب باشد که شانس وجود دو اثر انگشت یکسان، 1 به 64 میلیون است! بسیار بعید است که شما شخصی را پیدا کنید که اثر انگشتش مشابه شما باشد اما این احتمال عملا وجود دارد. همچنین درصدی از افراد دنیا دارای اثر انگشت بسیار مشابه هستند (بعنوان مثال اثر انگشت دو قلوهای همسان دارای تفاوت کمی با یکدیگر هستند) و افرادی نیز در اثر کهولت سن و یا تخریب بافت پوست، اثر انگشت خود را از دست داده اند. اگر مقادیری از بدبینی رنج ببریم، میتوان موارد فوق را بعنوان ایراد و باگ های دستگاه حضور و غیاب اثر انگشت در نظر گرفت. در دستگاه حضور و غیاب با استفاده از عنبیه چشم، این ایرادات رفع گشته و عملا می‌توان این دستگاه حضور و غیاب را بدون ایراد دانست. از دستگاه حضور و غیاب عنبیه ای، معمولا در شرکت‌های بین المللی و بزرگ دنیا استفاده می‌شود. دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک دیگری نیز وجود دارند. مانند دستگاهی که عمل شناسایی و احراز را با استفاده از حالت کف دست ثبت و پردازش میکند. البته این نوع دستگاه رواج زیادی ندارد و در اکثر شرکت ها از یکی از دو دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی یا عنبیه ای استفاده می‌شود. لازم است بدانید که کار کردن با دستگاه های حضور و غیاب، بسیار ساده است. همچنین اکثرا این دستگاه ها، با نرم افزارهای داخلی شرکت‌ها سازگاری کامل داشته و نیازی به تغییر نرم افزاری شرکت یا پشتیبانی گسترده IT ندارند.

آیا دستگاه حضور و غیاب، وسیله ای کاربردی است؟
با توجه به توضیحات ابتدای متن، دستگاه حضور و غیاب را می‌توان لازمه هر شرکت یا کسب و کاری دانست. نه تنها شرکت‌ها، بلکه هر مجموعه دیگری مانند سازمان ها، فروشگاه ها، باشگاه های ورزشی و… می‌تواند از فواید این دستگاه ها بهره ببرد. مسئله دیگری که وجود دارد، انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب است. تخصصی بودن این حوزه، مدلها و برندهای متفاوت، و نیازها و اولویت های مختلف هر شرکت یا سازمان، انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب را کمی دشوار می‌سازد. بدیهی است هیچ سازمان یا شرکتی نمی‌خواهد پول خود را بابت دستگاهی که سازگاری کامل با شرکت خود ندارد، به هدر بدهد. متاسفانه در این حوزه نیز به مانند حوزه های دیگر، محصولات بی کیفیت و غیر اصلی مشاهده می‌شوند. در نتیجه اطمینان از اصالت دستگاه و گارانتی و خدمات پس از فروش معتبر نیز از دیگر نکاتی است که باید به آن توجه کافی شود. در صورتی که قصد خرید، مشاوره یا آشنایی با مدلها و تفاوت قیمت های دستگاه های حضور و غیاب را دارید، ما به شما محصولات فراتکنو را پیشنهاد می‌دهیم.اگر برای خرید نیاز به  مشاوره دارید کافی است با کارشناسان فراتکنو تماس گرفته و در خصوص انتخاب دستگاه متناسب با کسب و کار خود راهنمایی دریافت نمائید.بر روی کلیه محصولات فراتکنو دو نسخه نرم افزار ثبت کارکرد و محاسبه حقوق و دستمزد نسخه استاندارد بصورت رایگان عرضه میگردد.