۶ عادت غلط هنگام تایپ در ورد که باید اصلاح کنید

از زمان انتشار نخستین نسخه‌ی مایکروسافت ورد برای ویندوز، بیش از ۳۴ سال می‌گذرد؛ در بخش عمده‌ی این زمان، رابط کاربری کاربرپسند و مجموعه ابزارهای گوناگون و کاربردی نرم‌افزار واژه‌پرداز ردموندی‌ها، آن را به جزئی جدانشدنی از زندگی هر کسی که با سندهای متنی سروکار دارد تبدیل کرده است.

با اینکه تقریباً همه‌ی ما می‌توانیم سندی را در مایکروسافت ورد ایجاد یا ویرایش کنیم؛ اما مانند هر ابزار پیچیده‌ی دیگری، برای استفاده‌ی مؤثر از این نرم‌افزار به مهارت و دانش نیاز است. حتی اگر همین الآن هم از سطح تسلط خود بر ورد راضی هستید، یادگیری ظرافت‌های طراحی اسناد، می‌تواند سطح کار شما را از متوسط به عالی ارتقا دهد.

در این مقاله‌ی آموزشی، با استناد بر تجربیات تونی فیلیپس از رسانه‌ی HowToGeek، به شش اشتباه رایج در استفاده از ورد، مانند استفاده‌ی نادرست از فونت‌ها، گنجاندن تصاویر کم‌کیفیت و فاصله‌گذاری‌ها در پاراگراف‌ها می‌پردازیم و نکاتی عملی برای ارتقای سطح کاری شما ارائه می‌دهیم.

اشتباه اول: فشردن کلید اینتر برای ایجاد فاصله بین پاراگراف‌ها

یکی رایج‌ترین اشتباهات که بسیاری از ما در استفاده از ورد گرفتار آن هستیم، ضربه‌ی مداوم روی کلید اینتر برای ایجاد فاصله بین پاراگراف‌ها است. این عادت به ظاهر بی‌آزار، موقعی که تغییراتی در سند خود ایجاد کنید، می‌تواند تنظیم قالب‌بندی سند را به یک کابوس تبدیل کند.

متونی در ورد بدون فاصله‌گذاری بین پاراگراف‌ها

راه‌حل: به‌جای افزودن دستی فضا، از ویژگی فاصله بندی پاراگراف داخلیِ ورد استفاده کنید:

۱. روی یکی از پاراگراف‌ها یک‌بار کلیک کنید.

۲. کلید‌های ترکیبی Ctrl+Shift+S را بزنید تا کادر Apply Styles باز شود.

۳. روی Modify کلیک کنید.

پنجره‌ی Apply Styles و کلیک روی گزینه‌ی Modify

۴. در پنجره‌ی Modify Style، روی منوی کشویی Format کلیک کرده و Paragraph را انتخاب کنید.

۵. در بخش Spacing، مقدار مربوط به After را مطابق اندازه‌ی فونت سند خود تنظیم کنید.

۶. تیک گزینه‌ی Don’t add space between paragraphs of the same style را بردارید.

پنجره‌ی مربوط به تنظیمات پاراگراف و فقدان فاصله‌گذاری بین پاراگراف‌ها — بدون فاصله‌گذاری بین پاراگراف‌ها

تغییر فاصله‌گذاری بین پاراگراف‌ها — تنظیم فاصله‌گذاری خودکار بین پاراگراف‌ها

۶. در هر دو پنجره روی OK کلیک کنید.

متن‌های تصادفی در ورد با فاصله‌گذاری مناسب بین پاراگراف‌ها

نکته: اگر فاصله‌گذاری بین تمامی پاراگراف‌های متن مطابق آنچه تنظیم کردید تغییر نکرد، با رفتن به بخش Styles در تب Home، مطمئن شوید که همگی آن پاراگراف‌ها دارای استایل یکسان هستند.

اشتباه دوم: بولد کردن دستی سرتیترها در سند

قالب‌بندی دستی سرتیتر‌ها با بولد کردن یا تغییر سایز فونت، شاید راه‌حلی سریع به نظر برسد؛ اما در نهایت می‌تواند به ناهماهنگی منجر شود و ایجاد خودکار فهرست برای سند را بسیار سخت کند.

راه‌حل: برای ایجاد ساختاری منسجم و منظم، از Heading Style-های داخلیِ ورد استفاده کنید.

۱. روی سرتیتر مورد نظر خود کلیک کنید.

۲. در تب Home و در بخش Styles، یک Style مناسب برای سرتیتر (مانند Heading 1, Heading 2) انتخاب کنید.

Heading Style ها در تب Home برنامه‌ی ورد

مزایا:

قالب‌بندی یکنواخت در سراسر سند
به‌روزرسانی آسان تمامی سرتیتر‌ها پس‌از ویرایش هر Style
ایجاد بی‌دردسر فهرست خودکار برای سند
متصل ماندن عناوین به پاراگراف‌های مربوط‌به خود و جلوگیری از به‌وجود آمدن سرتیترهای بدون محتوا

اشتباه سوم: استفاده از بیش‌از یک فونت و فونت اشتباه

سندی که از چندین فونت یا تایپ‌فیس‌های غیرحرفه‌ای استفاده می‌کند، بخش زیادی از ارزش خود را از دست می‌دهد.

راه‌حل: در هنگام استفاده از فونت، مهم‌ترین نکته یکپارچگی و انسجام است. یک فونت مناسب انتخاب و از آن در سراسر سند استفاده کنید. اجازه‌ی بولد یا ایتالیک کردن و انتخاب تایپ‌فیس‌های مختلف برای آن فونت یا تغییر رنگش را دارید؛ اما تمامی آن‌ها باید با یک نوع فونت پایه انجام شوند.

انواع فونت‌های لاتین

پنج نوع فونت پایه‌ی لاتین دردسترس شما است:

۱. فونت‌های Serif:

فونت‌های سرتیتر روزنامه‌ها که دارای خطوط شکسته هستند؛ مثلا: Times New Roman, Georgia.

این فونت‌ها ظاهری حرفه‌ای دارند اما ممکن است به‌خاطر شلوغ به‌نظر رسیدن، برای برخی افراد مشکل ایجاد کنند.

۲. فونت های Sans-serif:

این فونت‌ها در گوشه‌های حروف فاقد خطوط کوچک هستند و به‌طور کلی خواندن آن‌ها راحت‌تر است؛ مثلا: Aptos, Calibri.

۳. فونت های Script:

شبیه به دست‌نوشته هستند و بهتر است برای امضاهای دیجیتال یا مواردی مانند دعوتنامه‌ها استفاده شوند؛ مثلا: Brush Script MT, Lucida Handwriting.

۴. فونت های Monospaced:

تمامی حروف به یک عرض هستند و معمولاً در کد ادیتور‌ها استفاده می‌شوند. (شبیه‌به فونت‌های ماشین‌تحریر سنتی)؛ مثلا: Courier New, Lucida Sans Typewriter.

۵. فونت‌های Display:

برای متن‌های با اندازه‌ی بسیار بزرگ استفاده می‌شوند.
می‌توانند شامل فونت‌های Serif, Sans Serif, Script یا Monospaced باشند.
معمولاً این فونت‌ها بیش‌تر برای برنامه‌هایی مانند پابلیشر و پاورپوینت مناسب هستند تا مایکروسافت ورد.

فونت‌های فارسی

فونت‌های فارسی در سال‌های اخیر تنوع بسیاری پیدا کرده‌اند و برای هر کاربردی، گزینه‌های گوناگونی دردسترس کاربران است.

فونت‌های محبوب فارسی

در اینجا به برخی از محبوب‌ترین فونت‌های فارسی و کاربرد‌های معمولشان نگاهی انداخته‌ایم:

ایران سنس: فونت محبوب برای وب‌سایت‌ها با ۸ وزن مختلف.
لاله‌زار: فونت قدیمی با ساختار ضخیم، مناسب برای استوری‌های اینستاگرام.
چمران: فونت توپُر برای القای حس جدی، مناسب برای عناوین خبری.
هندسی مربع: فونت زیبا شبیه خط کوفی با حس و حال منحصر‌به‌فرد.
کلمه: فونت مدرن برای کارهای تبلیغاتی و طراحی گرافیکی.
سینما: فونت مینیمالیستی برای معرفی فیلم، کتاب یا رویدادهای ورزشی.
انجمن: فونت پرکاربرد برای فتوشاپ و عکس‌نوشته با ۱۲ وزن مختلف.
کودک: فونت با خوانایی بالا برای متون بلند.
زیبا: فونت باریک و ظریف برای متون با احساس لطیف و صمیمی.
یاسمین: فونت ظریف و زیبا برای نامه‌نگاری و نگارش قوانین.
رجب: فونت رسمی با افتادگی و برآمدگی‌های زیبا.
نازنین: فونتی کلاسیک که اغلب در اسناد آکادمیک و رسمی استفاده می‌شود.

معیارهای انتخاب فونت فارسی

هنگام انتخاب یک فونت فارسی، موارد زیر را در نظر بگیرید:

خوانایی: اطمینان حاصل کنید که فونت به‌ویژه برای متون بلند، به آسانی قابل خواندن باشد.
سازگاری محتوا: فونت را با لحن و هدف پیام خود مطابقت دهید.
مدیوم: برخی فونت‌ها در صفحه‌نمایش بهتر دیده می‌شوند و برخی دیگر در چاپ. مطابق با نیاز خود انتخاب کنید.
استانداردهای سازمانی: بسیاری از مؤسسات استانداردهای خاصی برای فونت دارند. از این استانداردها آگاه باشید.

نکاتی در هنگام استفاده از فونت‌های فارسی

یکپارچگی: برای حفظ ظاهر یکپارچه‌ی سند، به یک یا دو خانواده فونت پایبند باشید.
تنوع وزنی: از وزن‌های مختلف (مثلاً معمولی، بولد) در یک خانواده فونت برای تنوع استفاده کنید.
پشتیبانی از کاراکتر: اطمینان حاصل کنید که فونت از تمام کاراکترهای لازم فارسی و علائم نگارشی پشتیبانی می‌کند.
آزمایش اندازه: برای اطمینان از خوانایی آن، فونت انتخابی خود را در اندازه‌های مختلف آزمایش کنید.
ترکیب با فونت‌های لاتین: هنگام ترکیب متن فارسی و لاتین، فونت‌هایی را انتخاب کنید که با هم همخوانی دارند.

اشتباه چهارم: فشردن اینتر برای رفتن به صفحه‌ی جدید

برای رفتن به صفحه‌ی بعدی در سند ورد خود، مرتباً کلید اینتر را فشار ندهید. این موضوع زمانی که به صفحه‌های قبلی متنی را اضافه کنید، باعث برهم خوردن قالب‌بندی و به‌وجود آمدن فضاهای خالی در میانه‌ی صفحات می‌شود.

راه‌حل: از Page Break‌-ها استفاده کنید.

۱. روی تب Layout کلیک کنید.

۲. روی گزینه‌ی Breaks کلیک و نوع Break دلخواه خود را انتخاب کنید.

نکته: با کلیک روی آیکون Show/Hide (¶) در تب Home، می‌توانید نشان‌های انتهایی پاراگراف‌ها و صفحه‌گذاری‌های سند را ببینید.

اشتباه پنجم: استفاده از کلید اسپیس برای فاصله‌‌گذاری سر سطر

اگر قصد فاصله‌گذاری در خط اول هر پاراگراف را دارید، از کلید اسپیس استفاده نکنید؛ چراکه این موضوع بدون شک به فاصله‌گذاری‌های ناهماهنگ منجر خواهد شد.

راه‌حل: از قابلیت فاصله‌گذاری خودکار ورد استفاده کنید.

۱. در تب Home،‌در بخش Styles، روی استایل پاراگراف خود کلیک راست کنید و Modify را بزنید.

۲. در پنجره‌ی Modify Style، در منوی Format، گزینه‌ی Paragraph را انتخاب کنید.

۳. در بخش Indentation، گزینه‌های Special را باز کنید و First line را انتخاب کنید.

۴. میزان فاصله‌گذاری را به سانتی‌متر مشخص کنید.

۵. روی OK کلیک کنید.

اشتباه ششم: استفاده از WordArt و تصاویر با وضوح پایین

استفاده از WordArt، حرفه‌ای بودن سند وردِ شما را زیر سوال می‌برد و می‌تواند منجر به اشکالاتی در قالب‌بندی شود. به‌علاوه، استفاده از تصاویر بی‌کیفیت، باعث تار شدن آن‌ها در سند نهایی و در نتیجه کاهش اعتبار سند می‌شود.

راه‌حل:

از استفاده‌‌ی WordArt پرهیز کنید و در صورت نیاز هم استفاده از آن را به حداقل برسانید.
از تصاویر با وضوح بالا (حداقل 300ppi) استفاده کنید.

برای اطمینان از وضوح بالای تصاویر در ورد، به صورت زیر عمل کنید:

۱. در منوی File، گزینه‌ی Options را انتخاب کنید و وارد بخش Advanced شوید.

۲. در بخش Image Size and Quality، مقدار Default Resolution را روی High Fidelity یا 300 ppi تنظیم کنید.

گزینه‌ی مربوط به کیفیت تصاویر در تنظیمات ورد

نکته: استفاده از تصاویر با وضوح بالا، ممکن است به خصوص در سیستم‌های با رم محدود، به کند شدن ورد منجر شود. وضوحی را انتخاب کنید که تأثیر زیادی روی عملکرد سیستم نداشته باشد.

با خودداری از اشتباه‌های رایج بیان شده و در عوض، دنبال کردن روش‌های صحیح کار با ورد، می‌توانید سطح اسناد خود را تا حد زیادی به اسناد حرفه‌ای نزدیک کنید. به خاطر داشته باشید که یکپارچگی مهم‌ترین اصل است، خواه در انتخاب فونت و فاصله‌گذاری باشد یا قالب‌بندی کلی سند شما.

چه نکات و ترفند‌های دیگری روش کار کردن شما با مایکروسافت ورد را متحول کرده‌اند؟ تجربیات خود را در بخش دیدگاه‌ها با ما به‌اشتراک بگذارید.

حتما بخوانید : هواوی برای رقابت با گوشی‌های تاشدنی محبوب فلیپ، روی ۵ طراحی مختلف کار می‌کند

منبع : زومیت
مجله خبری lastech