نحوه تعریف و پیگیری اهداف برای اتوماتیک کردن فرایندهای کسب و کار

سلب مسئولیت: lastech صرفا نمایش‌دهنده این متن تبلیغاتی است و تحریریه مسئولیتی درباره محتوای آن ندارد.

مدیران سازمان‌ها دغدغه‌های بسیاری برای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار خود دارند. از ایجاد تعادل در فرآیندهای داخلی و گزارش‌دهی به سهامداران خارجی گرفته تا مدیریت انتظارات مشتری. اغلب احساس می‌شود که زمان کافی در روز برای انجام درست همه کارها وجود ندارد. بنابراین هر سازمانی نیاز به تعیین اهداف از طریق روش OKR دارد که در ادامه به توضیح آن می‌پردازیم.

استفاده مناسب از OKR به شما و تیمتان کمک می‌کند تا مهم‌ترین موضوعاتی را که باید بر آن‌ها تمرکز کنید مشخص کرده و کارکنان را برای دستیابی به اهداف مشترک همسو کنید. به لطف فناوری، ابزارهای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار مانند CRM می‌توانند به کاهش فهرست گسترده اقداماتی که با مدیریت یک تجارت همراه است، کمک کند.

OKR چیست؟

OKR مخففObjectives and Key Results  به معنی اهداف و نتایج کلیدی است. درواقع ابزاری مؤثر برای تعیین اهداف سازمان است که مدیران و تیم‌ها برای تنظیم و اجرای استراتژی‌های خود استفاده می‌کنند. از طریق OKR، راهکارهایی برای تعریف و پیگیری اهداف و ارزیابی نتایج آن‌ها ارائه می‌شود.

مزایای استفاده از چارچوب OKR این است که می‌تواند به کسب و کارها کمک کند تا روی مهم‌ترین اهداف خود متمرکز شوند و پیشرفت را در طول زمان پیگیری کنند. بنابراین در تعریف OKR چیست می توان گفت: روشی است که هدف‌های شرکت را در کل سازمان و بین تیم‌ها همسو می‌کند.

چگونه یک OKR مناسب برای اتوماتیک کردن فرآیندها بنویسید؟

به طور کلی استفاده از OKR برای به دست آوردن شفافیت کارها، نحوه ردیابی پیشرفت و مشارکت در اهداف قابل اندازه‌گیری است. اما چگونه می‌توان آن را در یک شرکت پیاده‌سازی کرد؟ مهم‌ترین هدف این است که پیچیدگی‌های فرآیندها را در سازمان کاهش دهد.

5 نکته مهم که برای پیاده‌سازی OKR باید رعایت کنید به شرح زیر است:

1-    اهداف خود را اولویت‌بندی کنید.

روی اهدافی تمرکز کنید که می‌دانید، می‌توانید در بازه زمانی معین به آن‌ها برسید. اهداف خود را بر اساس نیازهای کسب و کار اولویت بندی کنید. این به پیچیدگی آن‌ها، زمان و منابع موجود بستگی دارد.

2-    راه‌های دستیابی به اهدف را دقیق بنویسید.

نقشه فرآیند خود را ترسیم کنید تا در مورد چگونگی دستیابی به هدف خود دقیق‌تر باشید. برای هر نتیجه کلیدی، به این فکر کنید که چگونه می‌توان عملکرد را ارزیابی کرد. هرچه دقیق‌تر باشید، انتظارات واضح‌تری خواهید داشت. به این معنی که شما دقیقا می‌دانید برای تکمیل اهداف خود چه چیزی لازم دارید.

3-    آن‌ها را قابل اندازه‌گیری کنید.

برای هر هدفی که تعیین می‌کنید، یک معیار در نظر بگیرید تا بتوانید اندازه بگیرید که چقدر به هدفتان نزدیک شدید و پیشرفت آن چقدر بوده. اندازه‌گیری اهداف همچنین به شما این امکان را می‌دهد که ببینید آیا آن چیزی که دقیقا می‌خواستید بوده یا خیر.

4-    آن‌ها را قابل دستیابی کنید.

اهداف باید دست یافتنی و در عین حال چالش برانگیز باشند. گاهی اوقات مدیران نگرانند که اهداف آسان باعث بی‌انگیزگی شوند. اهداف بلندپروازانه عالی هستند، اما ممکن است کارمندان را برای شکست آماده کنند.

5-    پیشرفت تدریجی را جشن بگیرید و پاداش دهید.

زمانی که به یک هدف نزدیک شدید، به خود و دیگران پاداش دهید و کارکنان موثر را بشناسید. تقویت مثبت به حفظ بهترین شیوه‌ها کمک می‌کند. تا زمان رسیدن هدف منتظر نمانید. پیشرفت تدریجی را نیز جشن بگیرید. همه همکاران را تشویق کنید تا OKRهای خود را به صورت عمومی به اشتراک بگذارند و یک سیستم پشتیبانی در تیم خود ایجاد کنند.

اتوماتیک کردن فرآیندهای سازمان، برای افزایش بهره‌وری و رسیدن به اهداف

یکی از چالش‌های اصلی در پیاده‌سازی OKR، مدیریت آن‌ها در دپارتمان‌ها و تیم‌های مختلف است. برای رسیدن به اهداف سازمان، نرم‌افزارهای سیستمی مانند CRM کمک بزرگی به سازمان‌ها می‌کنند. درواقع مزایای عملیات خودکارسازی فرآیندها شامل موارد زیر است:

• اطمینان از درستی داده‌ها
• صرفه‌جویی در زمان
• به حداقل رساندن خطاها
• قابل حسابرسی بودن سوابق
• در دسترس بودن اطلاعات
• بهبود عملکرد کارکنان
• کاهش هزینه‌های عملیاتی

بنابراین پس از تعریف اهداف و شناسایی مراحل مورد نیاز، فرآیندها را اتوماتیک کنید. نرم افزار اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار به شما این امکان را می‌دهد که قوانین اتوماسیون را برای هر مرحله و محرک‌های خاصی تنظیم کنید که آن‌ها را به حرکت در می‌آورد.

در تعریف CRM چیست، باید عنوان کرد یک سیستم برنامه ریزی شده برای مدیریت ارتباط با مشتریان فعلی و مشتریان آتی کسب و کارهاست. سی آر ام را باید در نگرش به رویکردی جستجو کرد که به عنوان بخشی از استراتژی فروش یک شرکت به دنبال ایجاد، حفظ، توسعه و تعمیق روابط با مشتریان در طول چرخه عمر مشتری است.

رعایت چارچوب OKR و استفاده از ابزارهای اتوماسیون فرآیند به شما کمک می‌کنند تا اهداف خود را به طور مشخص تعیین کرده و توانمندی کارکنان خود را برای دستیابی به آن‌ها افزایش دهید. درنتیجه سیستم‌های خودکار می‌تواند انگیزه‌ای قدرتمند برای افزایش خدمات به کاربران نهایی شما باشد.

BPMS چیست و چگونه به پیگیری اهداف سازمان کمک می‌کند؟

BPMS یک ابزار نرم افزاری است که برای بهبود فرآیندهای تجاری سازمان از طریق تعریف، اتوماسیون و تجزیه و تحلیل فرآیندهای جاری استفاده می‌شود. این نرم‌افزار مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و وظایف را بهبود می‌دهد تا در نهایت یک هدف سازمانی تحقق پیدا کند.

درواقع bpms به مدیران سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا مراحل و فرآیندهای کاری را متناسب با اهداف خود طراحی کنند. با این ابزار می‌توانید برای انجام کلیه فعالیت‌ها یک جریان کاری ایجاد کنید. همچنین این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا با حذف کارهای تکراری، زمان انجام فرآیندها را کوتاه کرده و اهداف سازمانی خود را دنبال کنید.

CRM پیام گستر، ابزاری مناسب برای خودکار کردن فرآیندهای کسب‌وکار

محصول BPMS نرم‌ افزار CRM پیام گستر مجهز به یک ابزار فرم ساز پیشرفته است که به شکل شماتیک می‌توانید کلیه فرم‌های عملیاتی خود (مانند فرم سفارش، انتقاد، پیشنهاد، شکایت، مرخصی و …) را ایجاد کنید. استفاده از این پلتفرم به مدیریت کامل شما روی سازمان خود کمک می‌کند.

پیشنهاد می‌کنیم با مراجعه به وبسایت شرکت پیام گستر و دریافت مشاوره رایگان خرید، از قابلیت‌های این نرم‌افزار مطلع شوید و برای اتوماتیک کردن فرآیندهای سازمان و رسیدن به اهداف خود راهنمایی بگیرید.

وبسایت: www.payamgostar.com

ایمیل: info@payamgostar.com

تلفن: 02149714