مقایسه مصرف کاغذ در ایران و امارات

هر روز حدود 80 هزار هکتار از جنگل‌ها در سراسر جهان برای تولید کاغذ قطع می‌شود.(منبع: moreapp.com) این اتفاق تلخ برای بسیاری از ما، در حد چند ثانیه‌ای ناراحتی و تاسف است، اما اگر از تاثیر دیجیتال‌سازی و حذف کاغذ در روند کار شرکت‌ها بدانید چه؟

افزایش 30درصد بهره‌وری تیم و کاهش 50درصد هزینه‌های مربوط به کاغذ چیزی نیست که دولت و شرکت‌ها بتوانند از آن به‌سادگی بگذرند. امارات از پیشگامان چنین تغییراتی بود که با آغاز استراتژی بی‌کاغذ در سال‌های اخیر، گام‌های بلندی در کاهش مصرف کاغذ برداشت. این اولین دولت بی‌کاغذ در جهان با کاهش هزینه‌ها، صرفه‌جویی در منابع مالی و صدالبته حفظ محیط زیست می‌تواند الهام‌بخش ما برای رفع چالش‌ها و ایجاد شرایط مشابه شود.

ایران با وجود چالش‌های مختلف در زمینه مصرف کاغذ و منابع، هنوز نتوانسته است به دیجیتالی‌شدن و حذف کاغذ دست یابد. حال سوال این است که آیا در چنین شرایطی نمی‌توانیم کار را از مجموعه‌های کوچک‌تر چون شرکت‌ها شروع کنیم؟ از آنجا که چنین روندی آسان‌تر است، در ادامه مزایا، چالش‌ها و فرصت‌ها موجود را بررسی خواهیم کرد.

امارات اولین دولت بی‌کاغذ دنیا در مقایسه با ایران

استراتژی ۱۰۰ درصد بدون کاغذ دبی، از سال 2018 آغاز شد. این طرح از ابتکارات برجسته امارات در راستای دیجیتال‌سازی خدمات دولتی و کاهش وابستگی به کاغذ بود. موفقیت چشمگیر طرح بدون کاغذ، نه‌تنها تاثیرات مثبتی بر محیط زیست داشت، بلکه در مدت‌زمان کوتاهی باعث صرفه‌جویی قابل توجهی در بودجه‌های دولتی شد.

بر اساس گزارش‌های رسمی، 98.86 درصد از تراکنش‌های دولتی امارات تا سال ۲۰۲۱، دیجیتال‌سازی شد. در همین مدت دبی در مصرف 331 میلیون ورق کاغذ صرفه‌جویی کرد و شاهد کاهش بیش از 1.3 میلیارد درهم (معادل بیش از 350 میلیون دلار) در هزینه‌ها بود. این تغییرات نه‌تنها هزینه‌های مالی را به‌شدت کاهش دادند، بلکه بیش از 14 میلیون ساعت کاری را نیز صرفه‌جویی کردند.

تغییرات جدید نشان‌دهنده گامی بزرگ در راستای بهینه‌سازی منابع و ارتقای بهره‌وری این دولت است. چنین روند تحول‌آفرینی، به‌عنوان الگویی برای سایر دولت‌ها در سراسر جهان شناخته می‌شود. این در حالی است که قبل از سال ۲۰۱۸ مصرف سرانه کاغذ در امارات، ۲۰۰ کیلوگرم، در برابر مصرف سرانه جهانی ۶۰ کیلوگرم بود. در همین زمان، ایران مصرف سرانه‌ای برابر با ۱۳ کیلوگرم داشت(منبع: paperonweb.com)
علاوه‌بر این وسعت امارات نسبت به سایر کشورها، بسیار کمتر است. اینجاست با مقایسه جمعیت و وسعت ایران نسبت به امارات و همچنین سرانه مصرف کاغذ ایران متوجه تفاوت چشمگیری می‌ِشویم.

دلایل اهمیت حذف کاغذ و دیجیتال‌سازی اسناد برای ایران

با توجه به میزان نسبی مصرف کاغذ که در ایران چندان فراوان نیست، چرا باید به حذف کاغذ فکر کنیم؟ در پاسخ باید بگوییم که سرانه مصرف کاغذ در حال افزایش است و ایران با همین نیاز کم، به واردات آن وابسته است.

در اولین گام باید بدانیم که بسیاری از کارکنان حدود ۴۰ درصد از وقت خود را صرف کارهای اداری مانند پرکردن، چاپ و بایگانی مدارک می‌کنند. این در حالی است که حذف مدارک کاغذی جدای از اثرات زیست‌محیطی، می‌تواند خطاهای دستی را نیز کاهش دهد و در زمان صرفه‌جویی کند.

البته بسیاری از شرکت‌ها هنوز هم شدیدا به فرم‌های کاغذی وابسته هستند. اما حقایق و آمارهای فراوان درباره کاغذ می‌تواند ما را وادار به بازنگری در استفاده از این فرم‌ها ‌کند.

• تخمین زده می‌شود که هر سال حدود ۴ میلیارد درخت برای تولید کاغذ در سراسر جهان قطع می‌شوند.
• سالانه هر کارمند اروپایی، به‌طور متوسط حدود ۱۰ هزار برگه کاغذ استفاده می‌کند.
• ۴۵ درصد از تمام چاپ‌ها و فتوکپی‌ها قبل از پایان روز دور انداخته یا نابود می‌شوند.
• برای جبران استفاده از ۱۰۰۰ فرم کاغذی، حداقل باید ۱ درخت کاشت.
• تحقیقات نشان می‌دهند که هر کارمند اداری در اروپا به‌طور متوسط ۳۰ درصد از وقت خود را صرف جستجو برای اسناد گمشده می‌کند. این امر به‌وضوح بهره‌وری و کارایی را کاهش می‌دهد.
• استفاده از فقط یک فرم دیجیتال می‌تواند حدود ۸۳۳ برگ کاغذ صرفه‌جویی کند.
• مطالعات نشان می‌دهند که نرخ خطا در واردکردن داده به‌صورت دستی و با فرم‌های کاغذی در صنایع مختلف بین ۱ تا ۵ درصد متغیر است.
• هر سال حدود ۴۰۰ تا ۴۲۰ میلیون تن کاغذ و مقوای کاغذی در سطح جهانی تولید می‌شود.
• هزینه‌های مرتبط با چاپ، از جمله کاغذ، جوهر یا تونر، تعمیرات چاپگر و تجهیزات، می‌تواند پرداخت صدها تا هزاران یورو در سال را به شرکت‌ها تحمیل کند.

این حقایق نشان می‌دهند که چرا فرم‌های دیجیتال اهمیت دارند. حذف کاغذ به محیط‌زیست کمک می‌کند. همچنین افزایش بهره‌وری، بهبود امنیت و صرفه‌جویی در هزینه‌ها را نیز به دنبال دارد. در نهایت نباید فراموش کنیم که ایران کشوری کم‌آب و با بافت گیاهی فقیر است.

موانع و چالش‌های حذف کاغذ در ایران

حذف کاغذ چه در ایران یا کشورهای دیگر و حتی در شرکت‌ها می‌تواند با چالش‌های متعددی هم مواجه شود. در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم:

۱. مقاومت در برابر تغییر: مردم به استفاده از کاغذ عادت کرده‌اند و در برابر تغییر به سیستم‌های دیجیتال مقاومت نشان می‌دهند.

۲. هزینه‌های اولیه: پیاده‌سازی زیرساخت‌های دیجیتال، از سخت‌افزار گرفته تا نرم‌افزارهای مورد نیاز، هزینه‌بر است.

۳. مسائل امنیتی: اطلاعات دیجیتال در معرض تهدیدهای سایبری قرار دارند. حل این موضوع نیاز به تدابیر امنیتی مناسب برای حفاظت از داده‌ها دارد.

۴. نبود استانداردسازی: نبود استانداردهای مشترک بین بخش‌‌های مختلف می‌تواند مانعی برای انتقال به فرآیندهای بدون کاغذ شود.

۵. نیاز به آموزش: کارکنان باید برای استفاده موثر از سیستم‌های دیجیتال آموزش ببینند تا از بروز خطاهای انسانی جلوگیری شود.

۶. مسائل قانونی: با وجود برخی مقررات ممکن است نیاز به نگهداری اسناد کاغذی داشته باشیم. این امر مانعی برای حذف کامل کاغذ است.

۷. مشکلات فنی: خرابی‌های سخت‌افزاری یا نرم‌افزاری می‌تواند به ازدست‌رفتن داده‌ها منجر شود. با این اوصاف پشتیبان‌گیری منظم ضروری است.

می‌بینیم که چالش‌هایی هم وجود دارد، اما با برنامه‌ریزی دقیق و اجرای تدابیر مناسب هیچ چیز نشدنی نیست. شاید در ابتدای کار مجبور به حل برخی مسائل شوید، اما در ادامه نتایج به‌نفع شما تغییر می‌کند.

مزایای حذف کاغذ و دیجیتال‌سازی اسناد

پیامدهای زیست‌محیطی استفاده از فرم‌های کاغذی معمولا اولین دلیلی است که برای دیجیتال‌سازی به ذهنمان می‌رسد. اما مزایای استفاده از فرم‌های دیجیتال علاوه‌بر حفظ جنگل‌ها و کاهش انتشار کربن موارد دیگری هم هست که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم:

۱. افزایش ۳۰ درصد بهره‌وری تیم سازمان

۲. کاهش ۵۰ درصدی هزینه‌های مرتبط با کاغذ در شرکت

۳. کاهش قابل توجه خطاهای دستی

۴. انتقال آسان و بهبود گردش کار پرونده‌ها

البته که قضیه به همین جا ختم نمی‌شود و می‌توانیم همچنان ادامه دهیم. اکنون با توجه به این موارد، باید بدانید که برای حذف کاغذ،‌چطور موانع را از سر راه خود بردارید. در ادامه به همین سوال پاسخ می‌دهیم.

بهترین راهکار دیجیتال‌سازی اسناد در ایران

با توجه به مطالبی که بررسی کردیم، حذف کاغذ و به‌دنبال آن دیجیتال‌سازی اسناد کمک شایانی به حوزه‌های مختلف زندگی ما می‌کند. اجرای موفقیت‌آمیز طرح‌های بدون کاغذ نیازمند استفاده از ابزارها و فناوری‌های مناسب است.

در این میان، سیستم‌های مدیریت مستندات به‌عنوان ابزاری قدرتمند، نقش کلیدی در این مسیر ایفا می‌کنند. این سیستم‌ها با ارائه امکاناتی نظیر دسته‌بندی و جست‌وجوی سریع اسناد، اشتراک‌گذاری امن اطلاعات و کاهش نیاز به بایگانی فیزیکی، کار را برای سازمان‌ها ساده‌تر و مؤثرتر می‌کنند. این راهکار به‌ویژه برای ادارات دولتی، بیمارستان‌ها، دانشگاه‌ها و سازمان‌های بزرگ، ایده‌آل به شمار می‌رود.

یکی از نمونه‌های برجسته داخلی در این زمینه، شرکت نرم‌افزاری یگانه است که با ارائه راهکارهای پیشرفته دیجیتال‌سازی اسناد، توانسته است نیازهای سازمان‌ها را در حوزه مدیریت اسناد و کاهش استفاده از کاغذ برطرف کند. برای استفاده از خدمات این شرکت کافیست با شماره 02122466748 تماس بگیرید یا به آدرس sales@yeganehsoft.com ایمیل بزنید. در ادامه متخصصان این تیم برای مشاوره رایگان و راهکار دیجیتال‌سازی سازمان، همراه شما خواهند بود.

علاوه بر این، بهره‌گیری از تکنولوژی‌هایی نظیر هوش مصنوعی و پردازش هوشمند اسناد (IDP) می‌تواند کیفیت و دقت فرآیندهای دیجیتال‌سازی را به میزان قابل توجهی افزایش دهد. استفاده از OCR (تشخیص متون) و ICR (تشخیص دست‌خط) برای استخراج و تحلیل داده‌ها، یکی از کارآمدترین روش‌ها برای مدیریت اسناد دیجیتال است. این ویژگی‌ها تماما در نرم‌افزار مدیریت مستندات یگانه وجود دارد.

شرکت‌هایی که به دنبال دیجیتال‌سازی هستند، باید به چند نکته توجه داشته باشند:

1. انتخاب ابزارهای مناسب
2. آموزش کارکنان
3. پشتیبانی و امنیت
4. مدیریت تغییر

در نهایت، دیجیتال‌سازی اسناد تنها یک تغییر تکنولوژیکی نیست؛ بلکه یک تغییر در نگرش و فرهنگ کاری است. برای موفقیت در این مسیر، نیاز به تعهد، برنامه‌ریزی و استفاده از تجربیات شرکت‌ها و کشورهایی داریم که این مسیر را با موفقیت طی کرده‌اند.

جان کلام

ما امروز در نقطه‌ای ایستاده‌ایم که انتخاب‌های ما می‌تواند تأثیرات شگرفی بر محیط‌زیست و نسل‌های آینده داشته باشد. هر برگ کاغذی که استفاده می‌شود، هر درختی که قطع می‌شود، یک گام به سوی بحران‌های زیست‌محیطی برداشته می‌شود. اما این واقعیت نیز وجود دارد: ما می‌توانیم به‌عنوان یک جامعه، یک کسب‌وکار، یا حتی یک فرد، تغییرات بزرگی ایجاد کنیم.

 حذف کاغذ و دیجیتال‌سازی اسناد، نه‌تنها به محیط‌زیست کمک می‌کند، بلکه با کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و بهبود امنیت داده‌ها، شرایط بهتری برای توسعه پایدار فراهم می‌کند. اکنون زمان آن است که با الهام از نمونه‌های موفق جهانی، اقدام کنیم و آینده‌ای سبزتر و هوشمندتر برای خود و نسل‌های بعد بسازیم.